Stand: 07.10.2026

Datenschutzhinweise zur Software Taxelo

Hinweis zum Dokument Diese Hinweise erfüllen die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO für personenbezogene Daten, die die entity tax GmbH als Verantwortlicher im Zusammenhang mit der Marketing-Website (https://www.taxelo.de), dem Self-Service-Portal „Taxelo Online" (https://online.taxelo.de) und der Software Taxelo verarbeitet. Sie informieren ergänzend über das Verhalten der Software, damit die einsetzende Steuerkanzlei ihre eigenen Informationspflichten gegenüber Mandanten und Mitarbeitern erfüllen kann.

Lizenzgeber und Vertriebsverantwortlicher der Software Taxelo ist die entity tax GmbH.

Dieses Dokument ersetzt nicht den Lizenzvertrag und keine Datenschutzerklärung der einsetzenden Kanzlei.

Verbindlichkeit. Die in diesem Dokument enthaltenen Angaben werden mit Abschluss einer Lizenzvereinbarung über die Software Taxelo Bestandteil des Vertragsverhältnisses und damit verbindlich. Ohne bestehendes Lizenzverhältnis erfolgen die Angaben unverbindlich und ausschließlich zum Zweck der datenschutzrechtlichen Prüfung im Rahmen der Vertragsanbahnung; eine Anerkennung einer Rechtspflicht ist damit nicht verbunden.

Teil A — entity tax GmbH als Verantwortlicher

Dieser Teil betrifft Daten, die unmittelbar bei der entity tax GmbH verarbeitet werden: Vertragsdaten der Lizenznehmer, Update-Check-Verkehr, Support-Anfragen sowie Webseiten- und Kontaktdaten.

A.1 Verantwortlicher

entity tax GmbH Schlesische Straße 29–30 10997 Berlin Telefon: +49 30 2332 649 10 Email: info@entitytax.de Geschäftsführung: Wulf Rowek Handelsregister: HRB 124158 B, Amtsgericht Charlottenburg (Berlin)

A.2 Datenschutzbeauftragter

Es ist kein Datenschutzbeauftragter benannt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@entitytax.de.

A.3 Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

A.4 Erläuterung berechtigter Interessen

Webseiten-Logfiles: Erkennung und Abwehr von Angriffen, Sicherstellung der Verfügbarkeit. Eingriffstiefe gering, da kein Profiling und kurze Speicherdauer.

Update-Check: Sicherstellung, dass installierte Instanzen zeitnah Sicherheits- und Funktionsupdates erhalten. Die rechtzeitige Auslieferung sicherheitsrelevanter Aktualisierungen schützt mittelbar auch die in der Kanzlei verarbeiteten Mandantendaten und ist damit auch im Interesse der betroffenen Personen.

Die Eingriffstiefe ist gering: übertragen werden ausschließlich technische Metadaten (IP-Adresse der abrufenden Maschine, Versions-/Build-Nummer der installierten Software, User-Agent) sowie eine eindeutige Client-Kennung der Kanzlei-Lizenz, die der Server zur Berechtigungsprüfung benötigt — Updates werden ausschließlich an authentifizierte, autorisierte Clients ausgeliefert. Die IP-Adresse und die Client-Kennung sind nach DSGVO personenbezogene Daten mit indirekter Identifikationsmöglichkeit auf die Kanzlei; direkt identifizierende Daten von Sachbearbeitern oder Mandanten, Inhaltsdaten der Kanzlei und Mandantendaten werden nicht übertragen.

Die Client-Kennung wird ausschließlich zur Berechtigungsprüfung im Rahmen der einzelnen Anfrage verwendet und nicht zur Bildung von Nutzungsprofilen oder zur dauerhaften Verfolgung einzelner Installationen eingesetzt. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Es findet keine Korrelation der Update-Logs mit anderen Datenquellen und kein Profiling statt. Über den Update-Check hinaus findet keine Übermittlung von Telemetrie-, Nutzungs- oder Diagnosedaten aus der ausgelieferten Software an die entity tax GmbH statt.

Eine weniger eingreifende Alternative besteht nicht: ein zentraler Update-Mechanismus erfordert eine Anfrage an einen festen Endpoint, an dem zwangsläufig die abrufende IP anfällt. Die Daten werden auf Server-Seite nach 30 Tagen gelöscht (siehe A.7). Der Update-Check ist über die Software-Konfiguration jederzeit deaktivierbar (siehe A.10).

Cookielose Reichweiten- und Nutzungsmessung: Bedarfsgerechte Gestaltung und Verbesserung der eigenen Webauftritte sowie Erfolgsmessung des eigenen Vertriebswegs — die Messung zeigt, welche Inhalte gefunden werden und an welcher Stelle ein Bestellvorgang abbricht.

Bei dieser Messung werden auf dem Endgerät des Besuchers keine Daten gespeichert (siehe A.12). Die Besucher-Kennung entsteht stattdessen auf den Servern des eingesetzten Dienstleisters als nicht umkehrbarer Hash aus einem täglich wechselnden Zufallswert, IP-Adresse, User-Agent und aufgerufenem Host; der Zufallswert wird nach Verarbeitung des jeweiligen Tages gelöscht. Bei dieser Messung findet kein Profiling im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO statt (siehe A.11).

Die einzelnen erhobenen Vorgänge sind in Anlage 2 (Technische und organisatorische Maßnahmen, Teil II.1) aufgeführt.

Betroffene Personen können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (siehe A.8).

Die statistische Analyse des Besuchsverlaufs (A.3) beruht nicht auf einem berechtigten Interesse, sondern auf einer Einwilligung; sie setzt Cookies und erkennt eine Endeinrichtung über deren Laufzeit wieder. Sie ist in A.12 beschrieben und jederzeit widerrufbar (Art. 7 Abs. 3 DSGVO, siehe A.8).

A.5 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Folgende Dienstleister werden im Rahmen der jeweils benannten Zwecke eingesetzt:

Soweit die vorgenannten Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, bestehen die rechtlich erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit Datenübermittlungen in Drittländer erfolgen, sind die in Abschnitt A.6 genannten Garantien abgeschlossen und in Kraft.

A.6 Drittlandübermittlung

Die entity tax GmbH übermittelt personenbezogene Daten grundsätzlich ausschließlich innerhalb der EU/des EWR.

Das Hosting der Webseiten und der Software-Update-Artefakte erfolgt bei der IONOS SE (Sitz: Montabaur, Deutschland) in deutschen Rechenzentren. Ein Konzernbezug zu außereuropäischen Anbietern besteht nicht. Mit IONOS SE ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Für den geschäftlichen Email-Verkehr der entity tax GmbH, für den Versand der transaktionalen Mails des Portals Taxelo Online (Bestell-, Aktivierungs- und Rechnungs-Mails einschließlich Rechnungs-PDF, Absender online@taxelo.de), für Kollaboration und Support-Kommunikation über Microsoft Teams sowie für die Erstellung und Ablage von Geschäftsdokumenten über die Office-Anwendungen und zugehörige Cloud-Speicherdienste kommt Microsoft 365 zum Einsatz. Über die transaktionalen Portal-Mails werden dabei Vertrags- und Rechnungsdaten der Kanzlei (Empfänger-Adresse, Bestell- und Rechnungsinhalte) verarbeitet. Eine Verarbeitung von Mandantendaten aus dem Einsatz der On-Premises-Software Taxelo in diesen Systemen erfolgt nicht. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der „EU Data Boundary"-Selbstverpflichtung von Microsoft innerhalb der EU. Da die Muttergesellschaft Microsoft Corporation in den USA ansässig ist, ist zwischen der entity tax GmbH und der Microsoft Ireland Operations Ltd. das Microsoft Online Services Data Protection Addendum (DPA) in seiner jeweils aktuellen Fassung in Kraft. Dieses umfasst integral die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2) nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 und stellt damit die Garantien nach Art. 46 DSGVO sicher. Ein Restrisiko durch Zugriffsmöglichkeiten US-amerikanischer Behörden (insbesondere CLOUD Act, FISA 702) lässt sich vertraglich nicht vollständig ausschließen; die entity tax GmbH bewertet dieses Restrisiko angesichts der beschränkten Datenkategorien und der Microsoft-seitigen Schutzmaßnahmen als vertretbar und überprüft die Bewertung fortlaufend.

Für die Zahlungsabwicklung im Portal Taxelo Online kommt der Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) zum Einsatz. Die Verarbeitung der Zahlungsdaten erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU/des EWR. Da die Muttergesellschaft Stripe, Inc. in den USA ansässig ist, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA — insbesondere im Rahmen konzerninterner Unterstützungsleistungen und der Betrugsprävention — nicht ausgeschlossen werden. Stripe, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; Übermittlungen in die USA können sich damit zusätzlich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) stützen. Grundlage ist das Stripe Data Processing Agreement (DPA) in seiner jeweils aktuellen Fassung, das die EU-Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 einbezieht und damit die Garantien nach Art. 46 DSGVO sicherstellt. Ein Restrisiko durch Zugriffsmöglichkeiten US-amerikanischer Behörden lässt sich vertraglich nicht vollständig ausschließen; die entity tax GmbH bewertet dieses Restrisiko angesichts der auf Zahlungs- und Vertragsdaten beschränkten Datenkategorien und der Stripe-seitigen Schutzmaßnahmen als vertretbar und überprüft die Bewertung fortlaufend.

Für die Reichweiten- und Nutzungsmessung der beiden Webauftritte (A.4) kommt der Dienst PostHog Cloud EU der PostHog, Inc. (2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA) zum Einsatz. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland) gehalten. Da PostHog, Inc. in den USA ansässig ist, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA — insbesondere im Rahmen von Betrieb und Unterstützung — nicht ausgeschlossen werden. PostHog, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; Übermittlungen in die USA können sich damit zusätzlich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) stützen. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) des Anbieters in seiner jeweils aktuellen Fassung, der die EU-Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 einbezieht und damit die Garantien nach Art. 46 DSGVO sicherstellt. Ein Restrisiko durch Zugriffsmöglichkeiten US-amerikanischer Behörden lässt sich vertraglich nicht vollständig ausschließen; die entity tax GmbH bewertet dieses Restrisiko angesichts der auf Nutzungsdaten der beiden Webauftritte beschränkten Datenkategorien als vertretbar und überprüft die Bewertung fortlaufend.

Für die statistische Analyse des Besuchsverlaufs (A.3) kommt der Dienst Google Analytics 4 der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) zum Einsatz. Die Google Ireland Limited gehört zu einem US-Konzern-Verbund; eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) findet statt. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; Übermittlungen in die USA stützen sich damit auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Grundlage sind die Datenverarbeitungsbedingungen des Anbieters in ihrer jeweils aktuellen Fassung, die die EU-Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 einbeziehen und damit die Garantien nach Art. 46 DSGVO sicherstellen. Ein Restrisiko durch Zugriffsmöglichkeiten US-amerikanischer Behörden lässt sich vertraglich nicht vollständig ausschließen; die entity tax GmbH bewertet dieses Restrisiko angesichts der auf Nutzungsdaten der beiden Webauftritte beschränkten Datenkategorien als vertretbar und überprüft die Bewertung fortlaufend. Die Verarbeitung findet ausschließlich nach erteilter Einwilligung statt (A.12).

A.7 Speicherdauer

Konto-Schließung und Löschung. Die Kanzlei kann ihr Konto im Self-Service schließen (bei aktiver Lizenz erst nach deren Ablauf). Bei der Schließung werden die personenbezogenen Konto-, Bestell- und Lizenzdaten aus dem laufenden Datenbestand gelöscht. Bestand für das Konto noch keine bezahlte Bestellung, erfolgt eine vollständige Löschung ohne Archivierung. Bestand mindestens eine bezahlte Bestellung, werden ausschließlich die handels- und steuerrechtlich aufbewahrungspflichtigen Rechnungsdaten (Name/Anschrift/Beraternummern, Plan, Rechnungsnummern, Beträge und Daten sowie die ausgestellte Lizenz) in einen getrennten Archivbestand übernommen und dort für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO) vorgehalten; der DATEVid-Identifikator (account_id) wird dabei nicht archiviert (Datenminimierung). Der Audit-Log bleibt als Beleg erhalten, wird jedoch vom gelöschten Konto entkoppelt.

A.8 Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung der Rechte genügt eine Email an info@entitytax.de.

A.9 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für die entity tax GmbH ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstraße 219 10969 Berlin Telefon: +49 30 13889-0 Email: mailbox@datenschutz-berlin.de Web: https://www.datenschutz-berlin.de

A.10 Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Vertragsdaten ist für den Abschluss und die Erfüllung des Lizenz-/Wartungsvertrags erforderlich. Ohne diese Daten kann der Vertrag nicht abgeschlossen werden.

Der Update-Check der Software erfolgt automatisch beim Programmstart. Die Funktion ist über die Software-Konfiguration deaktivierbar; Details hierzu sind in der Administrator-Dokumentation der Software beschrieben. Bei deaktiviertem Update-Check werden keine Update-Daten an die entity tax GmbH übermittelt; sicherheitsrelevante Aktualisierungen müssen dann manuell eingespielt werden.

A.11 Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Die entity tax GmbH setzt im Verhältnis zu Webseiten-Besuchern, Vertragspartnern oder Anfragenden keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO ein. Insbesondere wird eine Auswertung des Nutzungsverhaltens nicht zur Grundlage von Entscheidungen über die betroffene Person gemacht.

Das gilt auch für die beiden Messungen der Webauftritte (A.3). Für die cookielose Reichweiten- und Nutzungsmessung gilt darüber hinaus: Personenprofile werden dort nicht angelegt, eine Wiedererkennung desselben Besuchers über den Tag hinaus findet nicht statt, und eine Messung wird nicht mit einer namentlich bekannten Person verknüpft. Die statistische Analyse mit Einwilligung erkennt eine Endeinrichtung dagegen über die Laufzeit der gesetzten Kennungen hinweg wieder (A.12).

A.12 Cookies und vergleichbare Technologien

Marketing-Website www.taxelo.de: Die Marketing-Website setzt ein technisch notwendiges Cookie, das die getroffene Entscheidung über die statistische Analyse trägt (Laufzeit sechs Monate), und nach erteilter Einwilligung die unten beschriebenen Statistik-Cookies. Weitere Cookies werden dort nicht gesetzt.

Self-Service-Portal Taxelo Online: Das Portal setzt technisch notwendige Cookies für den angemeldeten Zustand und den Anmeldevorgang (Laufzeit auf die Sitzung begrenzt) sowie für einen vor der Anmeldung gewählten Tarif, um ihn in den Bestellvorgang zu übernehmen (Laufzeit eine Stunde). Diese Cookies fallen unter die Ausnahme nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist nicht erforderlich. Hinzu kommen das Cookie mit der Entscheidung über die statistische Analyse und, nach erteilter Einwilligung, die unten beschriebenen Statistik-Cookies.

Auf den Seiten der Zahlungsabwicklung (Bezahlvorgang und Verwaltung der Zahlungsart) lädt der Browser zusätzlich Komponenten des Zahlungsdienstleisters Stripe (Stripe.js). Stripe setzt dabei zwei eigene Cookies (Laufzeit zwölf Monate bzw. 30 Minuten), die der Betrugsprävention und der sicheren Durchführung des Zahlvorgangs dienen und für die Zahlungsabwicklung technisch erforderlich sind; sie werden nicht für Analyse- oder Marketingzwecke verwendet. Diese Cookies sind für die Erbringung des vom Kunden ausdrücklich angeforderten Dienstes — die sichere Durchführung der Zahlung einschließlich der zahlungsdiensterechtlich gebotenen Betrugsprävention — unbedingt erforderlich und fallen unter die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist nicht erforderlich.

Statistik-Cookies mit Einwilligung (beide Webauftritte): Für die in A.3 beschriebene statistische Analyse des Besuchsverlaufs setzt ein Dienstleister zwei Cookies mit einer Laufzeit von sechs Monaten; sie tragen eine Nutzer- und eine Sitzungs-Kennung und ermöglichen es, aufeinanderfolgende Seitenaufrufe demselben Endgerät zuzuordnen. Dieses Speichern und das spätere Auslesen erfolgen ausschließlich nach einer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG; die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Empfänger und die Drittlandübermittlung sind in A.5 und A.6 genannt.

Neben den Cookies wird ein Eintrag im lokalen Speicher abgelegt, der festhält, dass die Anlage eines Kundenkontos bereits gemeldet wurde; ohne ihn zählte jedes Neuladen derselben Seite als weitere Registrierung. Er wird nur nach erteilter Einwilligung geschrieben und gelesen und beim Widerruf entfernt.

Die Einwilligung wird über einen Dialog eingeholt, der beim ersten Aufruf erscheint und in dem Annahme und Ablehnung gleichwertig zur Wahl stehen. Ohne Einwilligung werden diese Cookies nicht gesetzt. Die Entscheidung lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile beider Webauftritte ändern (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); bei Widerruf werden die gesetzten Statistik-Cookies gelöscht.

Nachweis der Entscheidung: Die getroffene Entscheidung wird in einem Cookie mit einer Laufzeit von sechs Monaten gespeichert, damit der Dialog nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint; dieses Cookie ist für den vom Nutzer gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und fällt unter die Ausnahme nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Zusätzlich wird die Entscheidung zum Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO auf dem Server festgehalten (Datenkategorien und Frist in A.3 und A.7).

Cookielose Reichweiten- und Nutzungsmessung (beide Webauftritte): Die in A.4 beschriebene Reichweiten- und Nutzungsmessung arbeitet ohne Cookies: es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten auf dem Endgerät gespeichert. Die Besucher-Kennung entsteht ausschließlich auf dem Server des Dienstleisters aus Daten, die beim Seitenaufruf ohnehin übertragen werden (unter anderem IP-Adresse und User-Agent), und wechselt täglich.

§ 25 Abs. 1 TDDDG knüpft die Einwilligungspflicht an die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder an den Zugriff auf dort bereits gespeicherte Informationen. Informationen werden in der Endeinrichtung nicht gespeichert; der Anwendungsbereich der Vorschrift ist damit nicht eröffnet, und es kommt auf die Ausnahmen des § 25 Abs. 2 TDDDG — einschließlich der Ausnahme für unbedingt erforderliche Vorgänge nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — nicht an. Eine Einwilligung ist für diese Messung nicht erforderlich; der oben genannte Dialog betrifft ausschließlich die statistische Analyse. Die Messung läuft unabhängig von der dort getroffenen Entscheidung.

Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der anschließenden Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (siehe A.3 und A.4); der Widerspruch nach Art. 21 DSGVO bleibt unberührt.

Teil B — Verhalten der On-Premises-Software Taxelo

Dieser Teil betrifft ausschließlich die On-Premises-Installation der Software Taxelo in der IT-Infrastruktur der einsetzenden Kanzlei. Verantwortlicher für diese Verarbeitungen ist die einsetzende Kanzlei. Die Verarbeitungen im zentral gehosteten Self-Service-Portal „Taxelo Online" (https://online.taxelo.de) sind vollständig in Teil A beschrieben — dort ist die entity tax GmbH selbst Verantwortliche.

B.1 Architekturgrundsatz

Taxelo ist eine On-Premises-Software. Alle mandantenbezogenen Verarbeitungen finden ausschließlich in der IT-Infrastruktur der Kanzlei statt. Die entity tax GmbH hat im Regelbetrieb keinen Zugriff auf Mandantendaten. Es sind keine Hintertüren, Telemetrie-Schnittstellen oder Cloud-Spiegel mit mandantenbezogenen Inhalten implementiert.

Die Software ist im Sinne des Art. 25 DSGVO datenschutzfreundlich voreingestellt (Privacy by Design / Privacy by Default): Die Pseudonymisierung sensitiver Inhalte in Logs und Diagnose-Exports ist verpflichtend und nicht abschaltbar; Telemetrie und Crash-Reporting nach außen finden nicht statt; der Funktionsumfang beschränkt sich auf den für die formale Bescheidprüfung erforderlichen Datenfluss.

B.2 Verarbeitete Datenkategorien (lokal)

Innerhalb der Kanzlei verarbeitet Taxelo folgende Datenkategorien:

• Steuerbescheide (PDF aus dem DATEV-DMS sowie daraus extrahierte Strukturdaten)
• Steuererklärungen (PDF aus dem DATEV-DMS sowie daraus extrahierte Strukturdaten)
• Mandanten-Stammdaten (Name, Anschrift, Steuernummer, Beraternummer, Mandantennummer — gelesen aus DATEV Master Data)
• Sachbearbeiter-Kontaktdaten (Name, Email-Adresse — gelesen aus DATEV IAM bzw. Konfiguration)
• Job-Historie und Prüfberichte (Metadaten zu durchgeführten Prüfläufen, Abweichungs-Klassifikationen, generierte Mandantenbriefe)
• Authentifizierungsdaten (Windows-Benutzerkontext bzw. OAuth2-Token, je nach Auth-Modus)

B.3 Datenhaltung

B.4 Datenflüsse außerhalb der Kanzlei-Infrastruktur

Es findet kein weiterer ausgehender Verkehr statt. Insbesondere existiert keine Telemetrie, kein Crash-Reporting und keine Nutzungsanalyse, die Daten an die entity tax GmbH oder Dritte überträgt.

B.5 Logging und Pseudonymisierung

Logdateien werden ausschließlich lokal in der Kanzlei geschrieben. Sensitive Inhalte werden vor dem Schreiben pseudonymisiert oder maskiert:

• Steuernummern werden auf Strukturmuster (z.B. nnn/nnnn/nnnn) reduziert.
• Klartext-Namen, Adressen und IBANs werden ersetzt bzw. maskiert.
• Mandanten-Identifikatoren werden im strukturierten Logging-Kontext als Pseudonym geführt.

Eine Re-Identifikation der pseudonymisierten Logfile-Inhalte ist ohne Zugriff auf die Mandanten-Stammdaten der Kanzlei nicht möglich.

Diagnose-Exports, die ein Sachbearbeiter über den Administrationsbereich der Software erzeugt, durchlaufen vor dem Speichern denselben Pseudonymisierungs-Schritt.

B.6 Auto-Update-Mechanismus

Beim Start prüft Taxelo gegen den Update-Server (IONOS Object Storage, Hosting in Deutschland), ob eine neuere Version verfügbar ist. Heruntergeladen werden dabei ausschließlich:

• ein Manifest mit Versionsnummer und Hash,
• bei Bedarf ein signiertes Update-Artefakt.

Das Manifest enthält keine kanzlei- oder mandantenbezogenen Inhalte. Auf Server-Seite werden Standard-Webserver-Logfiles (IP, Zeitstempel, abgerufene URL) erzeugt; siehe Teil A.

Der Update-Check kann über die Software-Konfiguration abgeschaltet werden; Details hierzu finden Sie in der Administrator-Dokumentation.

B.7 Support und Fernzugriff

Die entity tax GmbH hat keinen permanenten Fernzugriff auf Kanzlei-Systeme. Der Standard-Support läuft ausschließlich über Kanäle, bei denen keine ungeschützten Mandantendaten an die entity tax GmbH gelangen (pseudonymisierte E-Mail-/Ticket-Kommunikation, der integrierte pseudonymisierende Diagnose-Export, Telefon ohne Datenübermittlung). Eine Support-Sitzung mit Fernzugriff oder Bildschirmübertragung (z.B. via Microsoft Teams oder Windows Remotehilfe), bei der eine Einsicht in Mandantendaten möglich ist, ist nicht Teil des Standard-Supports; sie erfolgt nur auf gesonderte Vereinbarung und aktive Initiative der Kanzlei und unterliegt dann zusätzlichen vertraglichen Schutzvorkehrungen (Dienstleister- vereinbarung nach § 43e StBerG / ggf. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Die operative Bearbeitung von Supportanfragen sowie die Software-Entwicklung erfolgen durch den Auftragsverarbeiter der entity tax GmbH, die entity GmbH (Schlesische Straße 29–30, 10997 Berlin, Geschäftsführer: Wulf Rowek, HRB 124097 B, Amtsgericht Charlottenburg). Zwischen den beiden Gesellschaften besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der sicherstellt, dass die in diesen Hinweisen beschriebenen Pflichten auch von der entity GmbH und ihren Mitarbeitern eingehalten werden.

Inhalte, die der Kanzlei während des Supports übermittelt werden, sind in der Support-Verfahrensbeschreibung (Anlage 3 dieses Dokuments) geregelt.

Sollte trotz der dort beschriebenen Pseudonymisierungs- und Maskierungspflichten im Einzelfall eine Übermittlung personenbezogener Daten an die entity tax GmbH erfolgen, kann eine Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für diesen Fall steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag bereit und wird bei Bedarf unverzüglich geschlossen; das Verfahren zur Behandlung versehentlicher Übermittlungen ist in Anlage 3, Abschnitt 6 geregelt.

B.8 Beilagen für die einsetzende Kanzlei

Zur Erfüllung Ihrer eigenen Pflichten nach Art. 13/14, 30 und 32 DSGVO sind diesem Dokument folgende Anlagen beigefügt:

• Anlage 1 — Baustein für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
• Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
• Anlage 3 — Support-Verfahrensbeschreibung mit Datenfluss- und Pflichtenregelung

Eine Liste der von der entity tax GmbH eingesetzten Dienstleister findet sich in Teil A.5. Anforderung weiterer Unterlagen über info@entitytax.de.

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